Condiciones generales de contratación e instrucciones a los oferentes

REGLAMENTO
De Condiciones Generales de Contratación e Instrucciones a los
Oferentes


1.- Principios Generales

1.1. La FOD, en procura de obtener la mayor eficiencia de sus recursos y las mejores
soluciones que satisfagan sus necesidades institucionales, podrá adoptar en cualquier
tiempo procesos de concurso para la contratación de bienes o servicios.
1.2.- El fin primordial de los procesos de concurso será la selección de la oferta más
conveniente para la satisfacción del interés institucional, de modo que en todo momento
se favorecerá la conservación de los actos de las partes y se procurará facilitar las
condiciones para la adopción de la decisión final.
1.3.- Todos los potenciales oferentes participan en condiciones de igualdad en el
concurso. El mutuo respeto y libre concurrencia serán principios que deberán
observarse durante todo proceso. Cualquier gestión, observación o aclaración deberá
ser presentada por escrito y lo resuelto para un oferente será aplicable para todos los
demás. Se observarán las más estrictas normas de ética y transparencia, por lo que se
descalificará a cualquier oferente que incurra en prácticas corruptas o fraudulentas. Se
considera para este efecto como:
1.3.1.- Práctica corrupta: el ofrecer, dar, recibir o solicitar cualquier cosa de valor con
el fin de influenciar la actuación del personal de la FOD o de cualquiera de sus
autoridades, asesores o técnicos externos, durante el proceso de este concurso.
1.3.2.- Práctica fraudulenta: la tergiversación de los hechos con el fin de influenciar el
proceso de adquisición en cualquiera de sus etapas o en la ejecución del contrato en
perjuicio de los demás oferentes, haya obtenido o no provecho alguno como resultado
el autor de tal acto. Se entenderá también como práctica fraudulenta la colusión entre
oferentes a fin de establecer precios a niveles artificiales, no competitivos y privar a la
FOD de los beneficios de una competencia libre y abierta.
1.3.3.- No se admitirán prácticas, actuaciones o gestiones cuyo resultado tienda a
conceder a alguno de los oferentes una ventaja respecto de los demás.
1.4.- De todo proceso de concurso se formará expediente, debidamente identificado y
foliado. Todo oferente tendrá acceso a éste, sus anexos y estudios complementarios y
técnicos, excepto en los casos en que tal información pueda colocarlo en situación de
ventaja. La solicitud deberá presentase por escrito ante la Dirección Administrativa.
Cualquier estudio deberá realizarse de las copias de las ofertas presentadas y nunca de
los originales los cuales se exhibirán únicamente para su cotejo.
1.5.- Todo escrito, gestión o visita deberá presentarse o realizarse, en su caso, en días
y horas hábiles. Serán días hábiles todos los días excepto Sábados, Domingos y
feriados. Por horas hábiles se comprenderán de las ocho hasta las dieciséis horas.
2.- Del Cartel del Concurso:

2.1.- El Cartel del Concurso y las Condiciones Especiales que le acompañen
constituyen un mínimo a cumplir. El sometimiento a estas Condiciones Generales e
Instrucciones a los Oferentes, al Cartel, sus addenda y Condiciones Especiales es
requisito indispensable para la mantener la condición de elegibilidad de la oferta
presentada.
2.2.- El aviso de apertura del Concurso se publicará en cualquiera de los diarios
nacionales de mayor circulación y facultativamente en el Diario Oficial La Gaceta. No
cabrá recurso alguno contra el Cartel pero cualquier interesado podrá manifestar sus
observaciones según el procedimiento que indica el punto 1.5. Las modificaciones que
fueren procedentes se comunicarán a todos los eventuales interesados o participantes.
La FOD podrá ampliar el plazo señalado para recibir ofertas si la naturaleza de la
modificación al Cartel lo requiere. Las simples aclaraciones pedidas o acordadas por la
FOD que no impliquen modificación, serán notificadas a los oferentes e incorporadas al
expediente.
2.3.- El Cartel, las Condiciones Especiales y los documentos anexos que le acompañen
estarán a disposición de cualquier interesado el propio día de publicación del Aviso de
Apertura. En éste se indicará el precio a pagar para su adquisición.
2.4.- En caso de que hubiere discrepancia entre diferentes disposiciones se atenderá a
las siguientes reglas de interpretación: El Cartel regirá sobre las Condiciones Generales
e Instrucciones a los Oferentes. Las Condiciones Especiales regirán sobre el Cartel. Lo
que sea especificado en el Contrato final regirá sobre todo lo demás.
2.5.- Cuando el objeto del concurso se refiera a componentes diversos que puedan ser
adquiridos, sin detrimiento, de personas o fabricantes diferentes y esto contribuya a la
mejor satisfacción del interés institucional, el Cartel admitirá que en una sola oferta
figuren dos o más oferentes en forma conjunta, siempre que se establezca con toda
claridad el componente de la prestación que corresponda a cada uno de ellos.
2.6.- En el Cartel se podrán fijar porcentajes de retención sobre sumas a pagar, cuando
esto sea conveniente para asegurar que la ejecución total se efectuará dentro de
condiciones de satisfacción del interés institucional. Asimismo, se podrán fijar, a título
de cláusula penal, multas por ejecución tardía o defectuosa ejecución del contrato,
tomando en consideración el monto del contrato y el plazo convenido para la ejecución
o entrega total, y las repercusiones de su eventual incumplimiento. La FOD podrá
cobrar dichas multas indistintamente de los pagos pendientes o de la garantía de
cumplimiento.
3.- De la presentación de ofertas:

3.1.- Salvo que en el Cartel se indique otra modalidad, toda oferta se redactará en
idioma español, salvo los anexos y literatura técnica que la acompañen. Se presentará
en el lugar indicado en el Cartel, original y copia, por escrito, en forma personal y en
sobre cerrado dirigido a la Dirección Administrativa de la FOD, indicando en el sobre el
número de Concurso y la hora y fecha señaladas para su apertura. Las hojas de cada
oferta deberán presentarse debidamente foliadas. Si la oferta comprende más de un
tomo original, cada uno tendrá foliatura independiente pero deberán diferenciarse
claramente los tomos entre sí. Las cifras se expresarán en números y letras,
prevaleciendo estas últimas en caso de divergencia.
3.2- La presentación de la oferta será firmada por el oferente o su representante
autorizado. Su presentación implicará la aceptación y sometimiento del oferente al
proceso de Concurso, sus normas, condiciones, especificaciones, plazos y addenda.
Cualquier manifestación de voluntad en contrario realizada en cualquier tiempo dará
derecho a la FOD para descalificar la oferta correspondiente.
3.3.- Los sobres que contengan ofertas en un Concurso podrán ser materialmente
retirados por los oferentes hasta el día anterior a la fecha de su apertura, inclusive,
siempre que en el acto se exhiba una autorización al efecto, debidamente autenticada,
acompañada de la personería del firmante. La autorización quedará en poder de la
FOD. Las ofertas presentadas al día señalado para su apertura no podrán ser retiradas
y se tendrán como propiedad de la FOD.
3.4.- La oferta deberá cumplir con todos los requisitos que señalan estas Condiciones
Generales e Instrucciones a Oferentes, el Cartel y sus addenda, así como adjuntar toda
la documentación y literatura solicitadas. Salvo que el Cartel indique lo contrario, sólo
serán admitidas las ofertas que coticen la totalidad de los ítemes especificados en el
Cartel. Las cotizaciones se presentarán según la forma que indique el Cartel y se
entenderán siempre realizadas en firme y no podrán ser modificadas. Podrán contener
descuentos a los precios unitarios cotizados, en razón del mayor número de unidades o
de renglones que se llegaren a adjudicar. La mejora o rebaja en el precio cotizado
efectuada con posterioridad a la presentación de una oferta no se considerará para
efecto de su evaluación y selección pero sí obligarán al oferente a cumplirlas, una vez
adjudicada su oferta.
3.5.- Se admitirá la presentación de ofertas en conjunto, siempre que los co-oferentes
designen a una única empresa que les represente en el concurso. Salvo que el Cartel
indique lo contrario, la presentación de estados financieros, documentación sobre
experiencia de la empresa en el mercado o información sobre clientes, se entenderá
referida únicamente a la representante designada.
3.6.- A la oferta deberá acompañarse copia de la cédula de identidad vigente, si se trata
de persona física, o copia de la cédula jurídica y certificación de personería vigente, si
se trata de personas jurídicas. Cuando se presente una oferta mediante representación
–de cualquier título- deberá acompañarse el contrato o documento que la acredite.
3.7.- Toda oferta deberá señalar lugar donde serán recibidas las notificaciones. Podrán
ser realizadas por medios electrónicos de transmisión de datos cuando así lo solicite el
oferente. La elección de este medio de notificación implicará la obligación del oferente
por mantener en buen estado y contínuo funcionamiento el medio telemático escogido
para dirigir las comunicaciones oficiales. Se admitirá esta modalidad de notificación
únicamente en los casos en que el medio electrónico elegido permita al receptor
imprimir copia impresa de la resolución. De cada notificación se dejará constancia en
una minuta en el expediente de la contratación, firmada por quien haya transmitido la
resolución que indicará el medio utilizado, fecha y hora de la comunicación y su
resultado. Si el medio de notificación resulta infructuoso en dos ocasiones durante dos
días consecutivos, la resolución se tendrá por notificada.
4. - De las garantías de participación:

4.1.- Los oferentes deberán rendir una garantía mínima de participación equivalente a
un dos por ciento (2%). Por la complejidad del objeto del procedimiento y la necesidad
de respaldar los daños que pueda causar el incumplimiento del oferente, este
porcentaje podrá ser aumentado en el Cartel hasta un cinco por ciento (5%).
4.2.- Cuando se presenten ofertas conjuntas se rendirá una sola garantía, ejecutable
indistintamente del oferente que incumpla.
4.3.- Las garantías, tanto de participación como de cumplimiento se rendirán en la
moneda en que se cotiza, o en su equivalente en moneda nacional al día anterior de la
presentación de la oferta, en forma independiente para cada concurso, mediante
depósito de bono de garantía del INS, o por cualquiera de los bancos del Sistema
Bancario Nacional. También serán admitidos como garantía: certificados de depósito a
plazo, bonos del Estado o de sus instituciones debidamente endosados; cheques
certificados o de gerencia de un banco del Sistema Bancario Nacional o depósito en
cuenta corriente, todos a la orden de la FOD.
4.4.- En todo caso, la FOD podrá solicituar la reposición o ajuste de garantías si a su
criterio la que fuera oportunamente rendida deviene riesgosa o se tornara insuficiente,
respectivamente. Se concederá al efecto un plazo máximo de diez días hábiles. Si el
oferente no efectúa la reposición o ajuste solicitados, su oferta será descalificada.
4.5.- Si el Cartel no indica un plazo menor, la garantía de participación deberá tener una
vigencia original de por lo menos cuarenta días hábiles, contados a partir de la fecha de
apertura de las ofertas.
4.6.- La garantía de participación será devuelta a petición del interesado dentro de los
quince días hábiles siguientes a la fecha del acto de adjudicación. La rendida por el
oferente adjudicatario no será devuelta hasta que éste rinda la garantía de cumplimiento
y satisfaga las demás formalidades que indique el Cartel para asegurar el cumplimiento
del contrato.

5.- De los procesos de selección:

5.1.- Se tendrá por cerrado automáticamente el plazo de recepción de ofertas a la hora
de la fecha de apertura señalada. El acto será público y dirigido por la Dirección
Administrativa. De la apertura se levantará un acta que contendrá mención del nombre
del oferente, indicación del ítem o ítemes que cotiza y el monto de la cotización. Los
oferentes o sus representantes tendrán derecho a examinar las demás ofertas. Se
incorporarán al acta las manifestaciones expresadas por éstos, quienes también la
firmarán. Copia del acta se agregará al expediente.
5.2.- Con posterioridad al acto de apertura de las ofertas no se admitirá su modificación
pero sí las aclaraciones que tengan a bien presentar los participantes por su propia
iniciativa, con tal que no impliquen alteración de sus elementos esenciales. La Dirección
Administrativa podrá solicitar aclaraciones a los oferentes en cualquier tiempo y sobre
cualquier aspecto de las ofertas presentadas. También podrá solicitar que se aporten
documentos omitidos en la presentación, siempre que se refieran a: certificaciones de
personería; contratos o documentos de representación; certificaciones sobre
cualidades, características o especificaciones del servicio o de los equipos ofrecidos;
estados financieros; presentación de literatura técnica; ajustes en el monto de la
garantía de participación rendida; copia o copias de la oferta.
5.3.- La Dirección Administrativa procederá al estudio de las ofertas según el sistema de
valoración y comparación publicado en el Cartel, evaluando los factores a considerar, su
grado de importancia y método general de comparación. La Dirección Administraiva
declarará fuera del concurso a las ofertas que incumplan aspectos esenciales de las
bases de evaluación del concurso.
5.4.- No serán adjudicadas las ofertas que presenten precios inaceptables. El precio
será inaceptable cuando resulte excesivo en relación con los precios normales de
mercado, los que resulten ruinosos de tal manera que se pueda prever una futura
imposibilidad de cumplimiento por parte del oferente a sus eventuales obligaciones
contractuales así como las que resulten de una práctica prohibida, según el punto 1.3
anterior.
5.5.- La FOD se reserva el derecho de declarar desierto el concurso cuya adjudicación
exceda su disponibilidad presupuestaria o cuando, a su juicio, llegue a establecer que
las ofertas presentadas no resultan aptas para la satisfacción del interés institucional
perseguido.
5.6.- Se podrá adjudicar el concurso a diversos oferentes cuando la naturaleza del
objeto a contratar así lo permita para la mejor satisfacción del interés institucional y se
haya indicado en el Cartel la posibilidad de efectuar adjudicaciones por renglones o
ítemes.
5.7.- La adjudicación será acordada por la Junta Administrativa de la FOD si el Cartel no
atribuye dicha potestad a una autoridad distinta. Contra lo resuelto por la Junta
Administrativa no cabrá recurso alguno, con las salvedades que indica la Ley de
Contratación Administrativa para la ejecución de fondos de naturaleza pública por
entidades privadas.

6.- De las garantías de cumplimiento:

6.1.- Los oferentes deberán rendir una garantía mínima de cumplimiento equivalente a
un cinco por ciento (5%) del monto adjudicado dentro de los diez días hábiles siguientes
a la fecha del acto que les adjudique el concurso. Por la complejidad de la contratación
y en consideración a la necesidad de un eventual resarcimiento, el Cartel podrá
establecer una garantía mayor, equivalente hasta un diez por ciento (10%) del monto
adjudicado.
6.2.- La garantía de cumplimiento deberá tener una vigencia original hasta por un plazo
mínimo de dos meses adicionales a la fecha probable de recepción definitiva del objeto
del contrato y deberá ser rendida de la misma forma que indica el punto 4.3. Si fuera
aplicable a la garantía de cumplimiento lo dispuesto por el punto 4.4, la FOD
suspenderá todos los pagos pendientes hasta tanto la garantía no sea sustituida o
ajustada, según el caso.
6.3.- La garantía de cumplimiento será devuelta a petición del contratista, dentro de los
veinte días hábiles siguientes a la fecha en que la FOD tenga por definitivamente
ejecutado el contrato a satisfacción y se haya recibido el informe favorable
correspondiente. El Cartel, si el objeto del contrato así lo permite, podrá autorizar
devoluciones parciales de garantía por avance de obra.
7.- De la formalización del Contrato:

7.1.- El adjudicatario que no comparezca dentro de los diez días hábiles siguientes a la
fecha de la adjudicación del concurso a formalizar el contrato u omita rendir durante ese
plazo la garantía de cumplimiento, perderá la garantía de participación, a favor de la
FOD.
7.2.- El contratista queda obligado a cumplir, plenamente, con todas las Condiciones
Generales e Instrucciones a Oferentes, las especificaciones del Cartel y sus addenda, lo
ofrecido en su oferta como en las demás manifestaciones documentadas que consten
en el expediente de concurso o sean aceptadas en la formalización o durante la
ejecución del contrato.
8.- De la ejecución del Contrato:

8.1.- La FOD podrá modificar, disminuir o aumentar unilateralmente, durante la
ejecución del contrato, hasta en un cincuenta por ciento la prestación objeto de la
contratación, cuando concurran al menos las siguientes circunstancias:
8.1.1.- Que la modificación, aumento o disminución resulte necesaria para satisfacer
plenamente el interés institucional que motivó el Concurso.
8.1.2.- La ampliación se entenderá ejecutada bajo las mismas bases de contratación y
en ella se aplicarán, sin excepción, todos los descuentos y mejoras ofrecidas en la
oferta o en los documentos que con posterioridad haya presentado el contratista.
8.1.3.- Que la disminución o el precio resultante del aumento no sean superiores al cincuenta por ciento del precio adjudicado originalmente. 8.1.4.- Que el contrartista ajuste el monto de la garantía de cumplimiento rendida. 8.2.- El contratista deberá ofrecer a la FOD todas las facilidades necesarias para el ejercicio de la fiscalización que ésta desee realizar sobre la prestación contratada. La Dirección Administrativa podrá ordenar la introducción de modificaciones o correcciones en la ejecución de la prestación a efecto de que el contratista se ajuste al estricto cumplimiento de las condiciones, especificaciones y plazos establecidos en el contrato y demás obligaciones implícitas en éste. 8.3.- Salvo que el contrato disponga lo contrario, todo pago será efectuado en moneda corriente, mediante cheque girado a favor del contratista, por avance de obra o plan de pagos autorizado, previa aprobación de la Dirección Administrativa, y en las oficinas de la FOD. Los pagos en dólares serán efectuados en colones al tipo de cambio vigente a la fecha de confección del cheque respectivo. 8.4.- Cuando el contratista incumpla sus obligaciones le corresponderá al Director Administrativo apercibirlo por una sola vez. Ante la renuencia del contratista, el Director recomendará a la Junta Administrativa la ejecución de la garantía de cumplimiento. De previo a ordenar la ejecución la Junta Administrativa dará audiencia al interesado para que presente por escrito sus alegatos y pruebas de descargo, si las tuviere. Aprobado por la Junta Administrativa de la Fundación Omar Dengo en el Artículo Quinto de la Sesión # 124 del 5 de octubre de 2000.

Source: http://www.fod.ac.cr/pdf/licitaciones/2012/mayo/2012pp-000002-fod-anexo1.pdf